06 11 00 14 28 info@opruimkriebels.nl
Chaos in de inbox van je mail

Hoeveel e-mails staan er nu in jouw inbox? Staan gelezen berichten tussen de ongelezen e-mails? Hoe zorg je ervoor dat je meer overzicht krijgt in je overvolle inbox en de controle houdt over je e-mails?

Ik help je graag op weg met deze simpele tips!

Het is eigenlijk net zoals met reguliere post: sommige folders gaan gelijk de prullenbak in, terwijl een brief van de Belastingdienst leidt tot een actie die je moet ondernemen. Je deurmat is weer leeg, maar je gaar niet gelijk aan de slag met de belastingaangifte. Dit doe je op een moment dat het jou uitkomt. Hetzelfde geldt voor de inbox van je e-mail: als er iets inkomt, hoef je niet gelijk actie te ondernemen.

Naast je inbox heb je drie andere mappen nodig: Actie, Wachten en Archief. Maak daarom direct onder je inbox de volgende drie mappen aan: Actie, Wachten (of In behandeling) en Archiveren. Deze mappen gaan je helpen op het moment dat je een e-mail binnenkrijgt. Na het openen neem je direct een beslissing over de betreffende e-mail: Actie ondernemen, Wachten of Archiveren.

Inbox

De inbox is de plek om je inkomende e-mails in op te vangen. En ook echt alleen die berichten! Gebruik je inbox dus niet als to-do lijst of archief. Ongelezen e-mails zijn de enige berichten die in je inbox horen. Vanaf daar verwerk je ze consequent. Niet elke e-mail hoeft direct afgehandeld te worden, daar is de actiemap voor. Waar het om gaat is dat je gelezen mails uit de inbox verwijdert. Zo komt elk bericht slechts een keer onder ogen, en heb je aan het einde van de dag een lege inbox!

Map: Actie

Veel werk komt via e-mail binnen. Je kunt niet al het werk dat binnenkomt altijd direct uitvoeren. Het mapje ‘Actie’ betekent dat er iets moet gebeuren. Direct of later deze week, als blijkt bij het openen van je email, dat je er nu geen tijd voor hebt. Of dit nu het sturen van een uitgebreid antwoord is, of een taak die je wordt opgelegd: zet deze e-mails in de actiemap en noteer ze op je takenlijst.

Map: Wachten

Wacht je nog op antwoord of is het een lopend project waarvan je op de hoogte wordt gehouden in cc of wacht je op een actie van een ander? Zet deze dan in de map ‘Wachten’. Je kunt e-mails handmatig in plaatsen, denk aan verzendbevestigingen van webshops of een bevestiging van het invullen van een contactformulier. Je kunt e-mails voor deze map ook automatiseren. Dit doe je als volgt:

  1. Als je een e-mail stuurt waar je een reactie op verwacht, zet je jezelf in de bcc.
  2. Maak eenmalig een regel in je e-mailprogramma aan. Zorg dat deze regel automatisch alle binnenkomende e-mails met jouw e-mailadres als afzender verplaatst naar de map ‘wachten op’.
  3. Elke keer als je een e-mail met jezelf in bcc stuurt, komt deze nu automatisch in de map ‘wachten op’. Als je dit consequent doet heb je een volledig overzicht van verstuurde e-mails waarop je een reactie verwacht.
  4. Verwijder of verplaats het bericht uiteraard als je een reactie hebt gekregen.

Map: Archief

Je archiefmap is een verzameling van e-mails die niet direct actie vereisen, maar die je wel wilt bewaren. Uit onderzoek is gebleken dat we 95% van alle e-mails die we bewaren, nooit meer raadplegen! Dus, waarom zou je heel veel mapjes en sub-mapjes aanmaken? Houd het simpel en overzichtelijk met 1 mapje Archiveren. Hierin bewaar je e-mails die je echt als bewijsmateriaal moet bewaren of die je later nog nodig hebt. Je kunt met het zoekprogramma in je e-mail, je inbox beheren. Met een eenvoudige zoekopdracht (bijvoorbeeld op persoon of organisatie) kan je alles terugvinden wat je nodig hebt.

Tot slot

Probeer op drie vaste momenten gedurende de dag je email uit je inbox te lezen en af te handelen.
Niet vaker, zo houd je rust en overzicht!

Succes!