Het is net februari en mijn agenda loopt alweer aardig vol. Puzzelen met last minute-afspraken, dringende verzoeken, taken en to do’s, pffff… Een (over)volle agenda up-to-date en flexibel houden vraagt niet alleen om organisatietalent, maar ook om een flinke dosis creativiteit. Hoe vol is jouw agenda? En lukt het je om prioriteiten te stellen?
Ik ben fan van deze negen gouden tips voor effectief agendabeheer van life & business coach en organizing expert Sara van Wesenbeeck.
Tip 1: Leg de grote keien eerst
Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en energie geven. Leg daarom eerst zoveel mogelijk de ‘grote keien’ in jouw agenda vast. Dit zijn naast de belangrijke projecten op je werk, ook vakanties, een weekendje weg, een dagje sauna, etc. Heb je de grote keien in je agenda gezet dan bouw je daar vervolgens de ‘kleinere keien’ omheen: alle andere afspraken en to do’s.
Tip 2: Noteer alle terugkerende afspraken
Noteer alle terugkerende afspraken voor het hele jaar in je agenda: jaarlijkse feestdagen, sluitingsdagen van het bedrijf, maar ook vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, het opstellen en versturen van nieuwsbrieven, etc.. Laat niets aan het toeval over. Door al deze zaken in je agenda te noteren, verminder je de kans dat je gaat uitstellen. Misschien heb je dit begin januari al gedaan, zo niet, doe het nu (het is nog niet te laat).
Tip 3: Vervul de rol van ‘gatekeeper’ met verve
Alles is altijd dringend, alles heeft bloedspoed en alles moet meteen gebeuren. Als je je daardoor laat beïnvloeden, kan je agenda(beheer) flink in de knoop raken. Je mag (moet) best assertief zijn: zeg niet te snel ‘ja’ op een verzoek voor een afspraak, plan niet meteen elk verzoek in behalve in geval van nood. Stel enkele vragen om na te gaan hoe dringend het écht is en voorzie eventueel minder tijd voor afspraken in dan men van je vraagt.
Tip 4: Leer je tijd juist inschatten
Lig jij ook voortdurend in de knoop met het goed inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? Dat kan je eenvoudig leren: noteer enkele weken de duur van je (routine)taken en vermeld erbij hoeveel tijd je voor die taak voorzien had. Daarmee krijg je zicht op de tijd die – terugkerende – taken van je vragen. Bovendien is dit vaak een eye-opener, want als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak.
Tip 5: Noteer alle gegevens
Je kunt behoorlijk veel tijd winnen met het goed gebruiken en invullen van je agenda op je werk. Denk maar eens aan al die keren dat je hebt gezocht naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen. Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie je een afspraak hebt, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp van gesprek een plaats in de agenda. Een meeting verplaatsen doe jij voortaan in no time want je hebt alle informatie meteen bij de hand.
Tip 6: Geef je agenda zuurstof
Geef je agenda elke dag een flinke portie ‘zuurstof’, dat is beter dan ‘reanimeren’ 🙂 Zorg dat je voldoende tijd tussen meetings of afspraken hebt, plan taken en werkzaamheden niet te strak in, hou rekening met reistijd en plan elke week een tijdblok in van enkele uren om achterstand in te halen of voor onverwachte taken.
Tip 7: Voorzie ‘opvolgtijd’ na vergaderingen
Voorzie na elke afspraak extra tijd voor follow up-taken, zoals het mailen van bijkomende informatie, het doorsturen van een vergaderverzoek voor een nieuwe meeting, of het schrijven van een verslag. Net na het overleg zit alles nog fris in je geheugen en gaat alles dus veel sneller.
Tip 8: Plan e-mailtijd in
Het afhandelen van e-mails kan flink veel van je tijd vragen. Lees mails zoveel mogelijk gegroepeerd, bij voorkeur twee keer per dag en niet telkens als er een in je inbox valt. Plan tijd om e-mails te lezen en te beantwoorden ook in je agenda in. Schakel het ‘ping’-geluid en pop-up-bericht uit, dan kom je niet in de verleiding om de hele dag door met je e-mails bezig te zijn. Het is misschien even wennen, maar de moeite waard om uit te proberen. Het scheelt je veel tijd!
Tip 9: bepaal je prioriteiten
Plan aan het einde van elke werkdag een kwartier in om je to do-lijst door te nemen, aan te vullen en prioriteiten voor de volgende dag te bepalen. Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel voordat je weggaat alvast alle documenten en informatie die je nodig hebt voor die eerste taak.
Succes!