06 11 00 14 28 info@opruimkriebels.nl
Rommelige administratie

Slingeren de rekeningen door je huis? Kan je je papieren voor de belastingdienst niet meteen vinden? Het zal je een hoop stress en tijd schelen wanneer je administratie op orde is. Ik geef je graag een aantal handvatten en tips.

Nodig

Om je administratie goed af te kunnen handelen, heb je drie dingen nodig voordat je kan beginnen:

 

  1. een administratieplek: een bureau (of tafel), een fijne stoel en goed licht.
  2. een minimum aan kantoorspullen binnen handbereik: enveloppen, perforator, niettang, paperclips, pen/potlood, plastic mapjes (de zgn L-mappen) en ordners/hangmappen.
  3. Twee tijdschriftencassettes: ‘Doen’ en ‘Bewaren’.

Achterstallige administratie

Begin met je achterstallige administratie. Het is belangrijk om dit goed op orde te hebben, want de dagelijkse hoeveelheid post, papier en e-mail (facturen etc.) kan het snel onoverzichtelijk maken.

Wist je dat een gemiddeld huishouden in een jaar tijd

ruim 670 geadresseerde en 1600 ongeadresseerde poststukken ontvangt.*

 

Stap 1 Verzamelen

Loop je hele huis door met een verhuisdoos of krat en doe hier alle rondslingerende papieren in waarvan je vermoedt dat ze bij je administratie horen.

Stap 2 Sorteren
Afhankelijk van de hoeveelheid post die je hebt verzameld ga je hier een of meerdere keren voor zitten. Zo’n tweeenhalf uur per keer.

  • Sorteer de papieren op twee stapels: ‘post van afgelopen anderhalf jaar’ en ‘post ouder dan anderhalf jaar’.
  • Focus vervolgens op de stapel ‘post van afgelopen anderhalf jaar’.
  • Beslis per document wat er mee moet gebeuren en maak 3 stapels: ‘weg’, ‘doen’ of ‘bewaren’.
  • Ga aan de slag met de stapel ‘doen’.

Administratie op orde houden

Is je achterstallige administratie weggewerkt? Dan is het tijd om dit zo te houden.

  1. Start met een kleine dagelijkse taak: sorteer je post direct bij binnenkomst. Dit kost je zo’n 2 minuten. Open elke envelop en scan de inhoud. Beslis wat je ermee doet: in een van de twee tijdschriftencassettes (‘Doen’ of ‘Bewaren’) of direct in de papierbak.
  2. Schoon wekelijks de tijdschriftencassette ‘Doen’ op. Dit kost je een half uurtje per week (reserveer als het nodig is tijd in je agenda). Handel de post zoveel mogelijk direct af: betaal rekeningen, pleeg een telefoontje, etc.
  3. Schoon maandelijks de tijdschriftencassette ‘Bewaren’ op. Dit kost je ongeveer een kwartier per maand. Bekijk de documenten die je in deze cassette hebt gedaan een voor een en beslis of je het echt moet bewaren. Zo ja, bewaar ze – gesorteerd op onderwerp – in ordners of hangmappen. Gebruik voor de ordners of hangmappen onderwerpen die voor jou logisch zijn.

Kom je er alleen niet uit? Ik help je graag! Neem gerust contact met me op.

 

*Bron: ‘Aan de slag met de huishoudcoach’, Els Jacobs.